Avec les avancées technologiques de ces dernières décennies, nombreux sont les outils qui vous permettent de gérer et piloter votre entreprise efficacement.
Nous allons voir comment et pourquoi un outil informatisé vous ferait économiser du temps et de l'argent.
L'avènement d'Internet
La popularisation d'Internet à la fin du 20 ème siècle a changé en profondeur le fonctionnement du monde entier. 
De nouveaux secteurs d'activité ont été créés, l'utilisateur lambda a accès à une source gigantesque d'informations,
de nouveaux marchés ont vu le jour et nous pouvons discuter avec n'importe qui à travers le monde instantanément..
Et sans surprise, ce sont les entreprises qui ont su tirer bénéfice de cette nouvelle technologie.
De nos jours, il est rare qu'une société ne dispose pas de présence sur Internet (site web, référencement local..).
A vrai dire, cela est devenu quasiment indispensable.
En plus d'une visibilité accrue pour toutes les sociétés, Internet a également fait naître une multitude d'outils permettant de gérer et piloter votre entreprise.
(ERP, CRM, Progiciels spécifiques à votre métier…)
Saviez-vous que parmi ces nombreux outils, il en existe également qui vous font économiser d'importantes sommes?
Economiser de l'argent? Pour quelles dépenses?
Le quotidien d'une société ayant des salariés, ou non, est soumis à des frais de fonctionnements et à des tâches chronophages.
L'impression et l'envoi de documents en tout genre (Facture, Courriers de relances, ...), la gestion de documents
internes à la société (demandes de congés, notes de frais, ...)
Ces documents ont également un coût de production.
Le salarié qui va les rédiger, le coût matériel pour les imprimer (en plusieurs exemplaires si nécessaire) et le coût d'envoi (si nécessaire).
Ces dépenses peuvent être facilement supprimées en regroupant tous vos documents sur une interface dédiée accessible instantanément dès que nécessaire pour toutes les personnes en ayant besoin.
Une vue d'ensemble indispensable
Une société fournissant biens et services se doit d'être attentive au coût de revient de ses produits/prestations.
Savoir définir les bons prix est une chose difficile mais indispensable pour développer votre activité.
Pour cela, il est nécessaire d'avoir une visibilité claire et précise de vos recettes et dépenses.
Connaissez-vous avec précision le coût de revient des produits ou services que vous vendez ?
Pour vous faciliter la tâche, il est conseillé d'utiliser un outil vous permettant de renseigner vos recettes et dépenses et qui vous affiche des statistiques automatiquement pour vérifier en un seul coup d'oeil si votre activité se développe ou non afin de prendre les bonnes décisions pour la suite des opérations.
Gestion interne de votre société
Dans la vie d’une société, il n’y a pas uniquement les devis, factures, bons de commande et statistiques..
Le quotidien de votre entreprise est régie par divers documents internes ou externes.
Par exemple : Demandes de congé, Procès verbal d’intervention, Décharge de responsabilité…
Il existe plusieurs solutions pour se faire :
-Documents imprimés et disponibles pour les salariés ou les clients
-Documents imprimés à la demande
-Dématérialisation de ces documents
Pour les deux premières, il existe 2 coûts importants qu'il ne faut pas oublier :
Le coût matériel (feuilles, impressions, encres…)
Le coût humain (le salarié continue d'être payé pour chercher un document, l'imprimer et le remplir)
Les sociétés disposant d'une gestion "papier" de leurs documents dépensent d'importantes sommes tous les ans, qui sont faciles à négliger.
Bien sûr, en plus du coût, il ne faut pas oublier le côté productivité de vos collaborateurs.
La modification d'un document déjà imprimé est complexe et fait perdre du temps à la personne chargée de le faire.
Il ne faut pas non plus négliger l'erreur humaine (maladresse, perte, incendie..).
C'est pour ces raisons que la gestion numérique devient avantageuse et indispensable.
Vous et votre comptable
Votre comptable est un acteur essentiel pour la réussite de votre activité.
Vous lui fournissez régulièrement les documents d’achat et de vente de votre société ainsi que différentes notes de frais
et autres justificatifs si vous avez des salariés.
Votre temps et celui de votre comptable est précieux !
Le temps qu’il passe à traiter les documents que vous lui envoyez vous est, dans la majorité des cas, facturé, et le temps que vous passez, vous, pour la collecte de ces documents n’est pas productif.
Ici, plusieurs solutions sont courantes pour lui faire parvenir les différents documents :
-Vous les imprimez et envoyez par courriers
-Vous les imprimez et mettez à disposition de votre comptable sur place
-Vous envoyez l'ensemble des documents par email
-Votre comptable accède directement à l’ensemble de vos documents via une solution ERP (qu'il pourra imprimer si nécessaire)
Vers quelle solution pouvez-vous vous diriger ?
En dématérialisant tous vos documents et en les envoyant par email avec un seul et même outil,
pour un résultat similaire à l'envoi par courrier postal.
Donner accès à une interface où tous les documents sont déjà présents vous fait gagner un temps précieux,
tant à vous qu'à chacun de vos collaborateurs.
Une solution permettant de gérer les relances pour factures impayés de vos clients par internet est une optimisation financière non négligeable pour votre entreprise !
Il en va de même pour les devis sans suite.
Chaque année, de nombreuses sociétés perdent du chiffre d’affaires car elles ne relancent pas leurs clients de façon efficace et perdent donc de potentielles affaires.
Bien-sûr, cette tâche est chronophage mais indispensable ! L’aide d’un logiciel spécifique pour cette tâche est un atout majeur pour votre activité.
Quelle solution utilisez-vous?
-Une solution logiciel en ligne SaaS (web logiciel accessible par navigateur)
-Un logiciel à installer sur votre ordinateur
-Vous gérez cela sans logiciel spécifique (Word, excel, format papier…)
Il est important de se poser les bonnes questions pour trouver les bons outils.
Et Geswork dans tout ça?
Nous avons passé en revue plusieurs choses importantes générant un coût non négligeable pour votre société.
Pour chacune de ces actions, il existe plusieurs manières de procéder.
C'est pourquoi, lors de l'avènement d'Internet, des outils tels que les logiciels ERP, CRM, Progiciels ont été créés :
Pour faciliter la gestion et le pilotage d'entreprise.
C'est ici que Geswork entre en action.
Il s'agit d'une seule interface dédiée, accessible pour vous et vos salariés, qui vous permet de gérer facilement et rapidement tous vos documents importants.
Ici, plus de papier ni de délai d'envoi postal. Tout est géré de façon numérique.
Cette solution vous permet de supprimer (ou réduire) les coûts précédemment évoqués en plus de vous faire gagner un temps important.
Alors pourquoi ne pas tenter le coup?
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